מתעניינים בהפקת אירוע עסקי? אנחנו כאן בשבילכם. נתחיל בהגדרה: מה מוגדר כאירוע עסקי? אירוע עסקי הוא כל אירוע שעומדת מאחוריו חברה או עסק ולא בן אדם פרטי. מן הסתם, השלבים והכללים באירוע כזה שונים בתכלית מתכנון יום הולדת או מסיבת כיתה במקלט נוסח הניינטיז…
בקיצור – הפקת אירועים עסקיים זה בלאגן גדול. ומה הפלא? כשמצופה מהמפיק לעשות הכל כולל הכל – תיאום עם ספקים, ניהול מוזמנים, בירורים, סקירת אולמות, השוואת מחירים, בדיקת המלצות והרשימה ממשיכה הלאה והלאה – פשוט אין סיכוי להשאר שפויים. וככל שמספר המוזמנים גדול יותר, כך גם גדלה האחריות, וקל מאוד לאבד את הצפון.
מפיקי אירועים עסקיים
מפיקי אירועים צריכים להיות אנשים תקתקנים, מסודרים, שמסוגלים לקפוץ ממשימה למשימה בלי הפסקה באמצע ולתקשר עם חמישה אנשים בוואטסאפ במקביל…
אז איך בכל זאת עושים את זה? תוכלו להשתמש בשירותיה של חברה מקצועית לתכנון אירועים, או אם אתם ממש אמביציוזיים, לעשות הכל בעצמכם.
הדבר הראשון שחשוב לזכור הוא: דעו את הקהל שלכם. האירוע הוא לא עבורכם, אלא עבורם. בררו מה הם הדברים שמלהיבים ומרגשים אותם, מה הכי אופנתי במעגלים החברתיים שלהם, לאילו מקומות בילוי הם נוהגים ללכת בדרך כלל. פנקו אותם באטרקציה שמותאמת להם אישית, וגם תגרום לכם, מפיקי האירוע, להפגין עד כמה אתם מעודכנים בכל מה שקורה היום בשוק.
לא סתם אומרים שהפרטים הקטנים עושים את ההבדל. הפתעות קטנות ומדליקות כמו שקיות הפתעה, קישוטים מיוחדים או דוכנים מקוריים שלא נראו באירועים קודמים של החברה יעוררו התרגשות גדולה. נסו להביא לאורחים שלכם רעיונות שהם לא פגשו לפני כן.
עם זאת, חשוב מאוד גם לעשות תכנון נכון של התקציב ולא לחרוג ממנו (אתם לא רוצים לעצבן את הבוס). נגלה לכם את הדבר שכמעט אף אחד לא מדבר עליו: תמיד,אפשר להתמקח ולעתים קרובות זה יעזור לכם להשיג מחיר טוב יותר מההצעה הראשונית. פשוט לדבר בנימוס ובאדיבות, להסביר את מסגרת התקציב שלכם ועד כמה אתם מעוניינים באותו השירות, ולקוות לטוב.
הפקת אירוע עסקי בהתאמה אישית
שימו לב גם למשך האירוע: האם מדובר במפגש קצר, או אולי כנס של מספר ימים? ההיערכות בשני המקרים הללו הינה שונה לחלוטין. אם מדובר באירוע של מספר ימים יש לדאוג למקומות לינה לכל המשתתפים ולהסעדה הולמת.
ההמלצה שלנו היא להיעזר בשירותיה של חברה להפקת אירועים, או לפחות של מפיק מקצועי. המפיק המקצועי יאפשר לכם להישאר רגועים (ותאמינו לנו שזה ממש לא מובן מאליו, כי הימים שלפני אירוע גדול יכולים להיות מורטי עצבים). הוא ידאג לכל הדברים הקטנים והגדולים: הקישוטים, האוכל, האטרקציות, ההזמנות, סידורי השולחנות, תקשורת עם העובדים וכו'.
אם אתם מעוניינים לעשות זאת בעצמכם, רצוי להתחיל באירוע פשוט וקטן יותר, ולאט לאט להתקדם לאירועים גדולים, עם הרבה פרטים שצריך לדאוג להם.
מעוניינים במידע נוסף?
השאירו פרטים
מלאו טופס זה וניצור עמכם קשר בהקדם
